Gemeinsam durchgehen
Am Regal statt am Tisch: Jeder Gegenstand wird mit der Liste abgeglichen. Was fehlt oder defekt ist, wird notiert.
Ratgeber für das Ehrenamt
Zeugwart-Übergabe: Checkliste
Bei der Übergabe des Zeugwart-Amts müssen vier Dinge vollständig weitergegeben werden: Schlüssel und Zugänge, der Bestand mit allen offenen Leihgaben, die Versicherungsunterlagen und die Kontakte zu Werkstätten und Lieferanten. Am besten gemeinsam vor Ort, mit einer aktuellen Liste.
Die Übergabe in fünf Schritten
Ein gemeinsamer Termin im Lager ersetzt zehn Nachfragen danach.
Offene Ausgaben klären
Wer hat welches Instrument, welche Uniform? Was muss von ausgetretenen Mitgliedern noch zurückkommen?
Schlüssel und Konten übergeben
Probelokal, Lager, Fahrzeuge — und die Zugänge zu Lieferanten-Konten und zur Inventarverwaltung.
Versicherung und Rechnungen
Versicherungsliste und -vertrag, Rechnungen, Garantien und was über Wartungen und Reparaturen festgehalten ist.
Ansprechpartner und Laufendes
Instrumentenbauer, Uniformlieferant, Werkstatt, Ansprechpartner im Vorstand — und was gerade in Reparatur oder bestellt ist.
Checkliste zum Abhaken
Zum Abhaken direkt auf der Seite — der Browser merkt sich die Haken. Zum Ausdrucken einfach die Druckfunktion nutzen.
Schlüssel und Zugänge
Bestand und Leihgaben
Versicherung und Unterlagen
Kontakte und Laufendes
Tipp: Die Übergabe mit Datum und beiden Unterschriften kurz festhalten. Dann ist später klar, was übergeben wurde.
Was bei Übergaben typischerweise fehlt
01
Die Liste ist nicht aktuell.
Was seit dem letzten Stand dazukam oder verschwand, steht nirgends.
02
Leihgaben stehen nur im Kopf.
Wer was hat, weiß der bisherige Zeugwart — und nach der Übergabe niemand mehr.
03
Kontakte und Absprachen gehen verloren.
Welcher Instrumentenbauer, welche Reparatur ist zugesagt, welche Bestellung läuft noch?
Aus der eigenen Übernahme des Amts: Es gab Ordner und eine mündliche Einweisung. Den Rest musste ich mir erst zusammensuchen.
Übergabe mit Materialwart
Wer den Bestand in Materialwart führt, übergibt keinen Karton mit Zetteln, sondern einen Zugang. Bestand, offene Leihgaben mit Zustand, Notizen und der Verlauf jedes Gegenstands sind schon da — der neue Zeugwart sieht vom ersten Tag an, was der alte wusste.
Schlüssel, Verträge und Kontakte muss man trotzdem persönlich übergeben. Aber die Hälfte der Checkliste ist erledigt.
Fragen zur Übergabe
Wann sollte die Zeugwart-Übergabe stattfinden?
Möglichst bald nach der Wahl in der Jahreshauptversammlung und vor dem nächsten großen Termin — nicht in der Woche vor dem Konzert.
Was, wenn es keine aktuelle Liste gibt?
Dann ist die Übergabe der beste Anlass für eine Inventur: gemeinsam durch Lager und Proberaum gehen und alles neu erfassen. Offene Leihgaben lassen sich danach über eine Rundmail an die Mitglieder abfragen.
Sollte die Übergabe schriftlich festgehalten werden?
Es ist sinnvoll: ein kurzes Protokoll mit Datum, übergebenen Schlüsseln und Unterlagen und den Unterschriften von altem und neuem Zeugwart. Später erspart das Diskussionen darüber, was da war.
Die nächste Übergabe leichter machen.
Wer den Bestand heute sauber führt, übergibt morgen einen Zugang statt eines Ordners. Kostenlos, ohne Zeitlimit und ohne Zahlungsdaten.