Vorlage „Musikverein“ wählen
Kategorien für Instrumente, Uniform, Noten und Technik sind danach schon da — mit Feldern für Hersteller, Seriennummer, Zubehör, Größe und Stimme.
Für Musikvereine, Blasorchester und Kapellen
Instrumentenverwaltung für Musikvereine
Materialwart ist die Inventarverwaltung für Musikvereine. Sie hält fest, welche Instrumente, Uniformteile und Notenmappen dem Verein gehören, wer sie gerade hat und in welchem Zustand sie zurückkamen — vom Handy aus, direkt im Probelokal.
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Was im Musikverein anders ist
01
Leihinstrumente bleiben jahrelang.
Wer als Kind ein Instrument vom Verein bekommt, gibt es oft erst Jahre später zurück. Wie es damals übergeben wurde, weiß dann niemand mehr.
02
Uniformen gibt es in vielen Größen.
Vor jedem Neuzugang dieselbe Frage: Ist noch eine passende Jacke da — und bei wem hängt die, die zuletzt jemand zurückgeben wollte?
03
Noten sind auch Material.
Mappen werden verliehen, Stimmen gehen verloren, und vor dem Konzert fehlt eine. Wer sie zuletzt hatte, steht nirgends.
Eine Inventarliste reicht dafür nicht. Es braucht einen Verlauf: wer was bekommen hat, wann und in welchem Zustand.
Leihinstrumente in der Jugendausbildung
Ein Leihinstrument bekommt kein Rückgabedatum, wenn es keines gibt: Die Ausleihe läuft ohne Frist, bis es zurückkommt. Bei der Übergabe werden Zustand und Zubehör festgehalten, auf Wunsch mit Unterschrift.
Die Jungmusikerin braucht dafür kein eigenes Konto — der Zeugwart trägt die Ausleihe ein. Und der Verlauf zeigt auch nach Jahren noch, wer das Instrument vorher hatte und wann es beim Instrumentenbauer war.
- Ausleihe ohne Frist, jederzeit zurückbuchbar
- Zustand und Zubehör bei Übergabe und Rückgabe
- Unterschrift direkt auf dem Handy
Uniformen und Trachten nach Größe
Jedes Uniformteil steht mit Art und Größe im Bestand: Jacke, Hose, Hemd, Hut. Die Liste zeigt, was frei ist und was bei wem hängt.
Tritt jemand aus, sieht der Vorstand auf einen Blick, was noch zurückkommen muss — Uniform und Instrument in derselben Übersicht.
- Größe und Art als eigene Felder, schon in der Vorlage
- Filter nach Kategorie, Status und Standort
- Alles, was ein Mitglied hat, auf einer Seite
Noten und Konzertvorbereitung
Notenmappen und einzelne Stimmen sind eine eigene Kategorie mit Besetzung und Stimme. Pulte, Leuchten und Technik lassen sich als Set zusammenfassen und für den Konzerttermin reservieren.
Ehrlich dazu: Materialwart ist kein Notenarchiv mit Komponisten- und Verlagsdaten. Es weiß, wo die Mappe gerade ist — und wer sie zuletzt hatte.
- Noten mit Besetzung und Stimme
- Sets für zusammengehöriges Material (ab Tarif Verein)
- Reservierungen für Proben und Konzerte (ab Tarif Verein)
An einem Probenabend eingerichtet
Drei Schritte, und keiner davon braucht einen Rechner.
Am Schrank abarbeiten
Foto, Seriennummer, Standort, weiter. Ein QR-Etikett ans Etui, und das Instrument ist beim nächsten Mal in einer Sekunde gefunden.
Laufende Leihgaben nachtragen
Wer hat heute schon ein Instrument oder eine Uniform? Einmal eintragen — ab dem ersten Abend stimmt die Übersicht.
Von einem Zeugwart gebaut
Moritz Sauer spielt seit 20 Jahren Posaune in der Stadtkapelle Offenburg und ist dort seit 10 Jahren Zeugwart. Erst gab es ein paar Ordner, dann eine Excel-Tabelle, die im Probelokal niemand pflegen konnte — sie wurde ausgedruckt, mit Stift ergänzt und abends abgetippt.
Daraus ist erst ein Prototyp für die Stadtkapelle geworden und dann Materialwart. Von Anfang an dabei: der Export für die Instrumentenversicherung, weil die ihn regelmäßig sehen will.
Was ein Zeugwart das Jahr über tut und wie das Amt gut übergeben wird, steht im Ratgeber für Zeugwarte.
Preise
Bezahlbar für Vereinskassen
Klein anfangen, jederzeit wechseln, jederzeit kündigen. Alle Beträge pro Verein und Monat.
Kostenlos
0 €dauerhaft kostenlos
Für kleine Gruppen, die einfach anfangen wollen.
Kostenlos starten- Unbegrenzt viele Mitglieder
- 50 Artikel
- 1 Standort
- 1 Person mit Bearbeitungsrecht
- 100 MB Speicher
- E-Mail-Erinnerungen
- Ohne Zahlungsdaten, ohne Zeitlimit
- Eigene Felder (nicht enthalten)
- Sets (nicht enthalten)
- Reservierungen (nicht enthalten)
- Import / Export (nicht enthalten)
- Mitglieder-Self-Service (nicht enthalten)
- Web-Push (nicht enthalten)
- Wartungsintervalle (nicht enthalten)
Verein
Empfohlen9 €pro Monat
Für aktive Vereine mit mehreren Standorten und einem Vorstandsteam.
Verein wählen- Unbegrenzt viele Mitglieder
- 500 Artikel
- 5 Standorte
- 5 Personen mit Bearbeitungsrecht
- 2 GB Speicher
- Eigene Felder
- Sets
- Reservierungen
- Import / Export
- E-Mail-Erinnerungen
- Mitglieder-Self-Service (nicht enthalten)
- Web-Push (nicht enthalten)
- Wartungsintervalle (nicht enthalten)
Verein Plus
19 €pro Monat
Für große Vereine, deren Mitglieder selbst anfragen sollen.
Verein Plus wählen- Unbegrenzt viele Mitglieder
- Unbegrenzt viele Artikel
- Unbegrenzt viele Standorte
- Unbegrenzt viele Personen mit Bearbeitungsrecht
- 10 GB Speicher
- Eigene Felder
- Sets
- Reservierungen
- Import / Export
- E-Mail-Erinnerungen
- Mitglieder-Self-Service
- Web-Push
- Wartungsintervalle
Gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer berechnet und daher auch nicht ausgewiesen. Abrechnung monatlich im Voraus über Stripe, jederzeit zum Ende des Abrechnungszeitraums kündbar. Es gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Fragen aus Musikvereinen
Brauchen Jungmusiker ein eigenes Konto?
Nein. Der Zeugwart oder die Jugendleitung trägt die Ausleihe ein. Wer später selbst Instrumente oder Material anfragen soll, bekommt ab dem Tarif Verein Plus einen eigenen Zugang.
Hilft Materialwart bei der Instrumentenversicherung?
Ja. Jedes Instrument trägt Anschaffungswert, Seriennummer und Zustand. Der Excel-Export (ab Tarif Verein) liefert die Liste, die Versicherung oder Kassenprüfung sehen wollen — je Kategorie ein Blatt.
Können wir Wartungen und Generalüberholungen im Blick behalten?
Ja. Je Kategorie lässt sich ein Wartungsintervall festlegen. Materialwart zeigt, wann eine Durchsicht fällig ist, und erinnert per E-Mail (Tarif Verein Plus). Reparaturen stehen im Verlauf des Instruments.
Werden auch Instrumente erfasst, die Mitgliedern selbst gehören?
Nein, und das ist Absicht. Materialwart beantwortet die Frage, was dem Verein gehört und wo es gerade ist. Private Instrumente machen die Liste länger, aber nicht nützlicher.
Reicht der kostenlose Tarif für eine kleine Kapelle?
Er umfasst 50 Artikel an einem Standort, ohne Zeitlimit. Für die Leihinstrumente einer Jugendkapelle reicht das oft. Kommen Uniformen und Noten dazu, passt meist der Tarif Verein.
Fangt mit den Leihinstrumenten an.
Zehn Instrumente erfassen, eine Leihgabe eintragen — danach wisst ihr, ob Materialwart zu eurem Verein passt. Kostenlos, ohne Zeitlimit und ohne Zahlungsdaten.