1. Am Handy bedienbar
Eingetragen wird dort, wo das Material ist: im Probelokal, im Lager, in der Halle. Was erst abends am Rechner nachgetragen wird, fehlt irgendwann.
Ratgeber für das Ehrenamt
Zeugwart-Software: Was sie können muss
Eine Software für den Zeugwart muss vor allem drei Dinge können: am Handy direkt im Probelokal funktionieren, allen Verantwortlichen denselben Stand zeigen und Ausleihen mit Zustand festhalten — auch solche ohne Rückgabedatum. Termin-Apps und viele Vereinsverwaltungen decken genau das nicht ab.
Sieben Kriterien für eine Zeugwart-Software
Aus der Praxis eines Zeugwarts, der mit Ordnern und einer Excel-Tabelle angefangen hat.
2. Ein gemeinsamer Stand
Zeugwart, Vorstand und Jugendleitung sehen dieselbe Liste — nicht drei Kopien mit drei Wahrheiten.
3. Ausleihen ohne Rückgabedatum
Leihinstrumente und Uniformen bleiben oft Jahre bei einer Person. Die Software muss das abbilden, ohne ständig „überfällig“ zu melden.
4. Zustand bei Übergabe und Rückgabe
Nur so ist später nachvollziehbar, ob der Kratzer schon da war — und wann ein Gerät zur Reparatur muss.
5. QR-Codes
Etikett ans Etui, scannen, fertig. Das spart das Suchen in Listen und Tippfehler bei Inventarnummern.
6. Export für die Versicherung
Die Instrumentenversicherung will regelmäßig eine Liste mit Werten. Die sollte auf Knopfdruck entstehen.
7. Größen und eigene Felder
Uniformgröße, Seriennummer, Stimme, Rückennummer: Jeder Verein braucht andere Angaben.
Papier, Excel, Vereinssoftware oder App?
Jede Lösung hat ihren Platz. Entscheidend ist, wie groß der Bestand ist und wie viele Leute ihn gemeinsam pflegen.
| Lösung | Passt gut, wenn … | Grenze für den Zeugwart |
|---|---|---|
| Ordner und Papier | der Bestand klein ist und eine Person ihn allein verwaltet | nicht teilbar, nicht durchsuchbar, geht bei der Übergabe leicht verloren |
| Excel oder Google Tabellen | eine Liste reicht und selten ausgeliehen wird | am Handy mühsam, Ausleihen und Verlauf nur von Hand, schnell mehrere Fassungen |
| Vereinsverwaltung mit Inventarteil | der Verein sie ohnehin nutzt und das Modul Ausleihen abbildet | oft auf Mitglieder und Beiträge ausgelegt, das Inventar ist ein Nebenschauplatz |
| Termin- und Kommunikations-Apps | es um Proben, Auftritte und Besetzung geht | eine Verwaltung von Instrumenten und Uniformen gehört meist nicht dazu |
| Inventar-App wie Materialwart | viel verliehen wird und mehrere Personen mitarbeiten | ein weiteres Programm neben der Vereinsverwaltung |
Ehrlich gesagt: Wer zwanzig Gegenstände hat und nichts verleiht, braucht keine Software. Eine Tabelle genügt.
Warum die Stadtkapelle Offenburg ein eigenes Werkzeug gebaut hat
Für Termine und Besetzung nutzt die Stadtkapelle Konzertmeister. Die App organisiert Proben, Auftritte und Musikstücke — eine Verwaltung von Instrumenten, Uniformen und Ausleihen gehört nicht dazu (Stand September 2026).
Online fand sich nichts, das zum Alltag eines Zeugwarts passte. Die Anforderungen waren klar: eine vernünftige digitale Lösung, am Handy im Probelokal bedienbar, Erfassung mit QR-Codes und ein gemeinsamer Stand für alle. Daraus ist erst ein Prototyp geworden und dann Materialwart.
Preise
Was Materialwart kostet
Klein anfangen, jederzeit wechseln, jederzeit kündigen. Alle Beträge pro Verein und Monat.
Kostenlos
0 €dauerhaft kostenlos
Für kleine Gruppen, die einfach anfangen wollen.
Kostenlos starten- Unbegrenzt viele Mitglieder
- 50 Artikel
- 1 Standort
- 1 Person mit Bearbeitungsrecht
- 100 MB Speicher
- E-Mail-Erinnerungen
- Ohne Zahlungsdaten, ohne Zeitlimit
- Eigene Felder (nicht enthalten)
- Sets (nicht enthalten)
- Reservierungen (nicht enthalten)
- Import / Export (nicht enthalten)
- Mitglieder-Self-Service (nicht enthalten)
- Web-Push (nicht enthalten)
- Wartungsintervalle (nicht enthalten)
Verein
Empfohlen9 €pro Monat
Für aktive Vereine mit mehreren Standorten und einem Vorstandsteam.
Verein wählen- Unbegrenzt viele Mitglieder
- 500 Artikel
- 5 Standorte
- 5 Personen mit Bearbeitungsrecht
- 2 GB Speicher
- Eigene Felder
- Sets
- Reservierungen
- Import / Export
- E-Mail-Erinnerungen
- Mitglieder-Self-Service (nicht enthalten)
- Web-Push (nicht enthalten)
- Wartungsintervalle (nicht enthalten)
Verein Plus
19 €pro Monat
Für große Vereine, deren Mitglieder selbst anfragen sollen.
Verein Plus wählen- Unbegrenzt viele Mitglieder
- Unbegrenzt viele Artikel
- Unbegrenzt viele Standorte
- Unbegrenzt viele Personen mit Bearbeitungsrecht
- 10 GB Speicher
- Eigene Felder
- Sets
- Reservierungen
- Import / Export
- E-Mail-Erinnerungen
- Mitglieder-Self-Service
- Web-Push
- Wartungsintervalle
Gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer berechnet und daher auch nicht ausgewiesen. Abrechnung monatlich im Voraus über Stripe, jederzeit zum Ende des Abrechnungszeitraums kündbar. Es gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Fragen zur Zeugwart-Software
Gibt es eine kostenlose Software für Zeugwarte?
Ja. Materialwart hat einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 50 Artikel an einem Standort, ohne Zahlungsdaten. Für kleine Bestände ist auch eine gemeinsame Tabelle eine kostenlose Lösung — mit den Grenzen aus dem Vergleich oben.
Reicht Excel für den Zeugwart?
Für einen kleinen Bestand, der selten verliehen wird, ja. Sobald viel ausgegeben wird, mehrere Personen mitarbeiten oder im Probelokal am Handy eingetragen werden soll, wird die Tabelle zur Nacharbeit.
Kann ich meine bestehende Excel-Liste übernehmen?
Einen Import für Artikel gibt es in Materialwart noch nicht. Mitglieder lassen sich als CSV importieren; der Bestand wird am Regal erfasst — mit Foto, Zustand und Standort, was in der alten Liste meist ohnehin fehlt.
Wo liegen die Daten?
Auf Servern in Deutschland, verarbeitet nach DSGVO. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist in jedem Tarif enthalten.
Zehn Gegenstände erfassen, eine Leihgabe eintragen.
Danach wisst ihr, ob Materialwart zu eurem Verein passt. Kostenlos, ohne Zeitlimit und ohne Zahlungsdaten.